By laws – Teknisk-Naturvetenskapliga DoktorandRådet

Bylaws can be downloaded here .

Stadgar Stadgar for Teknisk-naturvetenskapliga doktorandrådet antagna vid årsmötet den 13 juni 2019.	Bylaws English translation of the bylaws of the PhD students’ council of the faculty of science and technology accepted at the annual meeting 13^th June 2019. In the eventuality of a difference in meaning between this translation and the original document in Swedish, the original document must be used.
Kapitel 1 – Allmänna stadganden	Chapter 1 – General bylaws
§1 Definitioner Teknisk-naturvetenskaplig doktorandrådet, i dessa stadgar kallad TNDR, är ett samarbetsorgan för forskarstudenter, även kallat doktorander, vid institutioner och ämnen inom den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet. Den teknisk-naturvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet kallas i dessa stadgar för teknisk-naturvetenskapliga fakulteten.	§1 Definitions The PhD Students’ Council of the Faculty of Science and Technology, denoted TNDR in the bylaws, is a cooperative organization for PhD students at departments and subjects within the Faculty of Science and Technology at Uppsala University. The Faculty of Science and Technology at Uppsala University will be denoted the Faculty of Science and Technology in the bylaws.
§2 Syfte TNDR ska verka för goda förhållanden för de studerande inom forskarutbildningen vad gäller utbildningens innehåll, handledning, ekonomiska villkor och sociala förmåner. TNDR ska även bevaka forskarstudenters intressen i forskningspolitiken.	§2 Aim TNDR shall work towards the maintenance of good working conditions for the students within the postgraduate program, including but not limited to the contents of the program, supervision, and economic and social benefits. TNDR shall moreover monitor the PhD students’ interests in research politics.
§3 Värderingar TNDR ska vara partipolitiskt obunden samt religiöst neutral.	§3 Core values TNDR is politically and religiously neutral.
§4 Högsta beslutande organ TNDRs högsta beslutanderätt har rådsmötena.	§4 Highest governing body The highest governing body of TNDR are the council meetings.
§5 Verksamhetsår TNDRs verksamhets- och räkenskapsår omfattar tiden från och med 1 juli till och med 30 juni.	§5 Financial year TNDR’s financial year is from July 1st (included) to June 30th (included).
§6 Firmateckning TNDRs firma tecknas var för sig av rådsmöte under kalenderårets andra kvartal utsedda myndiga personer.	§6 Authority to sign TNDRs authority to sign is individual and is decided by the council meeting during the second quarter of the calendar year.

Kapitel 2 – Rådsmöten	Chapter 2 – Council meetings
§1 Definition Rådsmöten är TNDRs högsta beslutande organ.	§1 Definition The council meeting is the highest governing body of TNDR.
§2 Sammansättning Forskarstudenter vid varje institution får utse en institutionsrepresentant och en suppleant till rådsmöten som de berörda forskarstudenterna själva önskar. Representanten och suppleanten måste tillhöra institutionen de representerar på rådsmöten. Institutionsrepresentanten har en röst på rådsmöten. Om institutionsrepresentanten och suppleanten saknas får närvarande forskarstudenter från institutionen utse en tillfällig representant för sittande möte. Det åligger institutionsrepresentanten att informera andra forskarstudenter vid respektive institution om TNDR. För att rådsmötet ska vara beslutsmässigt måste forskarstudenter från minst tre olika institutioner vara närvarande.	§2 Constitution PhD students at each department elect one department representative and one deputy into the council meetings in a procedure determined by the aforementioned PhD students. The representative and the deputy have to be admitted to the department they represent. The department representative has one vote at the council meetings. If the department representative and deputy are absent the present PhD students at the department elect one temporary representative for the council meeting at hand. It lies within the responsibilities of the department representative to inform other PhD students at their department about TNDR. For the council meeting to be decisive, there must be PhD students from at least three different departments present.
§3 Rättigheter vid sammanträde Alla forskarstudenter som är inskrivna på teknisk-naturvetenskapliga fakulteten har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på rådsmöten. Representanterna utsedda av respektive institution har rösträtt. Revisorerna har närvaro- och yttranderätt. Rådsmötet kan bevilja närvaro- och yttranderätt till personer som inte är forskarstudenter vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten, antingen för en del av eller för ett helt rådsmöte.	§3 Rights at meetings All PhD students admitted to the faculty of science and technology have the right of attendance, speech, and proposition at the council meetings. The representatives from each department have the right to vote. The auditors have the right of attendance and speech. The council meeting can decide to give right of attendance and speech to people who are not PhD students admitted to the faculty of science and technology, either for a part of or the entire council meeting.
§4 Presidium Ordförande för TNDRs styrelse är mötesordförande för rådsmöten och sekreterare för TNDRs styrelse är sekreterare för rådsmöten. Vid någon av deras frånvaro utser sittande rådsmöte tillfällig ordförande och sekreterare för sittande möte.	§4 Chair and secretary The chair of TNDR’s board shall serve as chair of the council meeting, and the secretary of TNDR’s board shall serve as secretary at the council meetings. If any of those are absent, the council meetings elect a temporary chair and secretary for the council meeting at hand.
§5 Sammanträden Beslut fattas med enkel majoritet, undantag för stadgeändringar. Vid lika röstetal avgör lotten.	§5 Meetings Decisions are taken by simple majority, changes in bylaws excepted. In the case of a tie, a lottery shall be used.
§6 Antal sammanträden TNDR ska ha rådsmöte minst en gång per termin och minst tre rådsmöten per verksamhetsår.	§6 Number of council meetings TNDR shall have at least one council meeting per semester and at least three council meetings per working year.
§7 Kallelse Kallelse inklusive dagordning till rådsmöte och föregående sammanträdes protokoll ska skickas till alla forskarstudenter antagna vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten. Kallelse ska skickas ut senast två veckor innan rådsmötet av TNDRs ordförande. Vid varje rådsmöte, ska protokoll föras, justeras och arkiveras. TNDRs ordförande eller styrelse ska skicka ut kallelsen.	§7 Call A call and agenda for each council meeting, together with previous council meetings minutes, shall be sent to all PhD students at the faculty of science and technology. The call shall be sent no later than two weeks before the council meeting. At each council meeting, the minutes shall be written down, attested, and archived. The chair or board of TNDR shall send out the call.
§8 Propositionsrätt TNDRs styrelse har propositionsrätt. Propositioner ska skickas till alla forskarstudenter antagna vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten senast två veckor innan rådsmöten.	§8 Right to proposition for the board TNDR’s board has the right to proposition. Propositions from the board shall be sent out to all PhD students at the faculty of science and technology no later than two weeks before the council meeting.
§9 Motionsrätt Alla forskarstudenter som är inskrivna på teknisk-naturvetenskapliga fakulteten har motionsrätt. Motioner ska skickas till TNDRs styrelse senast 8 dagar innan rådsmöten.	§9 Right to proposition for PhD students All PhD students admitted to the faculty of science and technology have the right to proposition. Propositions from PhD students shall be sent to TNDR’s board no later than 8 days before the council meeting.
§10 Handlingar Samtliga handlingar till rådsmöte ska ha utgått i skriftlig form minst en vecka innan rådsmötet.	§10 Documents for council meetings All documents for the council meeting shall be sent no later than one week before the council meeting.
§11 Åligganden TNDR ska verka för att det ska finnas forskarstudenter från den berörda ämnet, institutionen eller avdelningen vid beredning av specifika ärenden på rådsmöten. TNDR bör då det anses nödvändigt avge skrivelser i frågor rörande forskarstudenter till Högskoleverket, konsistoriet, teknisk-naturvetenskapliga fakulteten, institutioner och andra organ.	§11 Responsibilities TNDR should strive for PhD students from the subject, department, or division in question to be present during treatment of subject speciﬁc issues at council meetings. TNDR should, when considered necessary, issue written notes on matters regarding PhD students to the National Agency for Higher Education, the University Board, the Faculty of Science and Technology, Sections, Department Boards, Department Collegial and similar organizations.
§12 Åliggande rådsmöte i tredje kvartalet Vid rådsmöte i kalenderårets tredje kvartal, åligger det TNDR ● Val av revisorer ● Ansvarsfrihet för styrelsen	§12 Responsibility of council meeting in the third quarter It lies within the responsibility of a council meeting in the third quarter of the calendar year ● Election of auditor ● Relief of responsibility for the board
§13 Åliggande rådsmöte i andra kvartalet Vid rådsmöte i kalenderårets andra kvartal, åligger det TNDR ● Att granska styrelsens verksamhetsrapport och ekonomiska berättelse ● Att fastställa verksamhetsplan med budget för nästkommande verksamhetsår ● Val av ordförande ● Val av övriga ledamöter i styrelsen ● Val av firmatecknare ● Val av ordinarie forskarstudentrepresentanter och suppleanter till nämnder, råd, styrelser och grupper ● Val av valberedning ● Val av sammankallande till valberedningen Rådsmöte i kalenderårets andra kvartal kan välja att bordlägga till rådsmöte i kalenderårets tredje kvartal frågan om granska styrelsens verksamhetsrapport och ekonomiska berättelse.	§13 Responsibility of council meeting in the second quarter It lies within the responsibility of a council meeting in the second quarter of the calendar year ● To examine the activity report of the Board, together with the ﬁnancial statement ● To determine the activity plan with a budget for the upcoming financial year ● Election of chair ● Election of other board members ● Election of people with authority to sign ● Election of ordinary PhD student representatives and substitutes to boards, council, committees, and groups ● Election of the election committee ● Election of the chair in the election committeeCouncil meetings in the second quarter of the calendar year can decide to postpone until a council meeting in the third quarter of the calendar year, the matter of examining the activity report of the Board, together with the ﬁnancial statement.
§14 Extra rådsmöte Extra rådsmöte kan hållas då forskarstudenter från minst fyra av teknisk-naturvetenskapliga fakultetens institutioner skriftligen begär detta hos styrelsen. Vid extra rådsmöte får inte ärende som inte tagits upp på dagordningen göras till föremål för beslut. För sammansättning, valbarhet, kallelse, handlingar och rättigheter gäller samma stadgar som för ordinarie rådsmöte.	§14 Additional council meetings An additional council meeting may be held when the Board considers it necessary, or when representatives from at least four departments at the Faculty of science and technology request it in writing to the Board. At an additional council meeting, no decision can be taken in a matter that has not been included in the agenda. Constitution, eligibility, call, documents, and rights are the same as other council meetings.

Kapitel 3 – Styrelse	Chapter 3 – Board
§1 Sammansättning TNDRs styrelse består av ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör, informationsansvarig och två socialt ansvariga.	§1 Constitution TNDR’s board consists of a chair, vice chair, secretary, treasurer, IT officer, and two social organizers.
§2 Val av ledamöter TNDRs styrelse väljs av rådsmöte i kalenderårets andra kvartal. Vid vakans, får fyllnadsval göras av senare rådsmöten.	§2 Election of board members TNDR’s board is elected by council meeting during the second quarter of the calendar year. In case of a vacancy, elections to the vacant position may be done by later council meetings.
§3 Valbarhet Valbar till styrelsen är forskarstudenter vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten.	§3 Eligibility Any PhD student admitted to the Faculty of Science and Technology is eligible to the board.
§4 Mandatperiod Styrelsens mandatperiod följer verksamhetsåret. Om rådsmöten under kalenderårets andra kvartal inte väljer ny ordförande, sitter föregående ordförande kvar som ställföreträdande ordförande. Ställföreträdande ordförande har rätt att kalla till nya rådsmöten.	§4 Terms of office The term of oﬃce for the board is one working year. If no new chair is elected at a council meeting during the second quarter of the calendar year, the old chair will become acting chair. Acting chair has the right to call to new council meetings.
§5 Åligganden Styrelsen är TNDRs verkställande organ. Styrelsen bör delta i samtliga av TNDRs rådsmöten. Det åligger ordförande att kalla styrelsen till styrelsemöten. Om ordförande har förhinder, åligger det vice ordförande att kalla till styrelsemöten.	§5 Responsibilities The board is the executive authority of TNDR. The board should attend all council meetings. It lies within the responsibility of the chair to call the board to board meetings. If the chair is unable, it lies within the responsibility of the vice chair to call the board to board meetings.
§6 Sammanträden Styrelsen bör bereda varje rådsmöte under ett styrelsemöte. Styrelsen ska ha minst två sammanträden per termin. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst.	§6 Meetings The board should prepare all council meetings during a board meeting. The board should have at least two board meetings per semester. Decisions are taken by simple majority. In the case of a tie, the vote of the chair shall determine.
§7 Fråga om styrelsens ansvarsfrihet Frågan om styrelsens ansvarsfrihet ska tas upp på det första rådsmötet efter att verksamhetsåret har löpt ut, dock senast tre månader efter att verksamhetsåret tagit slut. Godkänd revisionsberättelse krävs för att styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet.	§7 Relief of responsibility for the board The issue of relief of responsibility for the board should be handled at a council meeting after the working year has ended, but no later than three months after the end of the financial year. An approved version of the auditor’s report is needed for granting relief of responsibility of the board.

Kapitel 4 – Valberedning	Chapter 4 – Election committee
§1 Sammansättning Valberedningen inklusive sammankallande ska bestå av minst 2 personer och som mest lika många som det finns institutioner vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten. Valberedningen bör bestå av forskarstudenter från minst två olika institutioner vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten.	§1 Constitution The election committee, including the chair, shall consist of no less than two members and no more than the number of departments at the faculty of science and technology. The election committee should consist of PhD students admitted to at least two different departments at the faculty of science and technology.
§2 Val till valberedning Valberedningen väljs på rådsmöte under kalenderårets andra kvartal. Fyllnadsval får göras av senare rådsmöten.	§2 Election of the election committee The election committee is elected at a council meeting during the second quarter of the calendar year. Elections to vacant positions may be done by later council meetings.
§3 Valbarhet Valbar till valberedningen och sammankallande till valberedningen är forskarstudenter vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten.	§3 Eligibility Any PhD student admitted within the Faculty of Science and Technology is eligible to the election committee and the chair of the election committee.
§4 Mandatperiod Valberedningens mandatperiod följer verksamhetsåret.	§4 Term of office The term of oﬃce for the election committee is one working year.

Kapitel 5 – Representation	Chapter 5 – Representation
§1 Val Forskarstudentrepresentanter till teknisk-naturvetenskapliga fakulteten och universitetets organ ska väljas på rådsmöte under kalenderårets andra kvartal. Om alla positioner inte fylls på rådsmöten under kalenderårets andra kvartal, kan senare rådsmöten göra fyllnadsval. Om en representant avslutar sitt uppdrag innan verksamhetsårets slut får rådsmöte utse en ny representant.	§1 Election PhD student representatives for boards and committees at the faculty of science and technology as well as the university are elected at a council meeting during the second quarter of the calender year. In case of a vacancy, elections to the vacant position may be done by later council meetings. If a representative ends their position before the end of the term, a new representative can be elected at a council meeting.
§2 Mandatperiod Mandatperioden för representanter i teknisk-naturvetenskapliga fakulteten och universitetets organ är samma som TNDRs verksamhetsår om inte en kortare mandatperiod specificeras i protokollet vid val.	§2 Term of office The term of oﬃce for representatives at the faculty of science and technology as well as the university is one working year if not a shorter term of office is stated in the minutes.
§3 Valbarhet Valbar till forskarstudentrepresentant eller ersättare är forskarstudenter vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten. Om ingen kandidat från teknisk-naturvetenskapliga fakulteten förekommer, får forskarstudenter från andra fakulteter vid Uppsala universitet väljas.	§3 Eligibility Any PhD student admitted within the Faculty of Science and Technology is eligible to become a PhD student representative or deputy. If there are no candidates from the faculty of science and technology, PhD students from other faculties at Uppsala University can be elected.
§4 Åliggande Representanter bör delta i samtliga av TNDRs rådsmöten. Representanter som är förhindrade att delta i ett rådsmöte ska meddela detta till minst en person i TNDRs styrelse. Representanter ansvarar för god kommunikation mellan TNDR och berört organ.	§4 Responsibilities Representatives should attend all council meetings. Representatives who are prevented from attending shall inform at least one person on the board. Representatives are responsible for good communication between TNDR and the affected institution.
§5 Val till tillfälliga grupper När teknisk-naturvetenskaplig fakulteten har ej permanenta organ som ska ha forskarstudentrepresentanter får TNDRs styrelse utse representant. TNDRs styrelse ska vid nästkommande rådsmöte efter valet informera om valet.	§5 Election to temporary groups When the faculty of science and technology has non-permanent groups which shall have PhD student representatives the TNDR board elects representatives. The TNDR board shall at the next council meeting inform about such elections.

Kapitel 6 – Revision och bokslut	Chapter 6 – Audit and financial report
§1 Val av revisorer Rådsmöte under kalenderårets tredje kvartal utser en eller två revisorer.	§1 Election of auditors Council meeting during the third quarter of the calendar year elects one or two auditor.
§2 Åliggande TNDRs räkenskaper och styrelsens förvaltning ska granskas av minst en revisor. Det åligger revisorerna att avlägga en rapport inför rådsmöte i kalenderårets tredje kvartal.	§2 Responsibilities The finances of TNDR and the management of the board shall be examined by at least one auditor. It lies within the responsibility of the auditors to present a report before a council meeting in the third quarter of the calendar year.
§3 Oförenliga poster Vid innehavande av uppdrag revisor kan det ej kombineras med att sitta i styrelsen för TNDR eller valberedningen för TNDR.	§3 Incompatible positions If a person has the position of the auditor, they cannot combine it with being on the board of TNDR or the election committee of TNDR.
§4 Mandatperiod Revisorernas mandatperiod följer verksamhetsåret.	§4 Term of office The term of oﬃce for the auditors is one working year.
§5 Rättigheter Revisorerna har rätt att inom rimlig tid få ut protokoll och andra handlingar från TNDRs styrelse.	§4 Rights The auditors have the right to get minutes and other documents from the board within a reasonable time.
§6 Boksluts upprättande Det åligger styrelsen att vid verksamhetsårets slut upprätta verksamhetsberättelse med ekonomisk rapport och att överlämna detta tillsammans med styrelsens mötesprotokoll till revisorn.	§6 Financial statement It is the board’s responsibility to write an activity report with a financial statement at the end of the working year and to hand it over to the auditors together with the minutes from the board meetings.

Kapitel 7 – Stadgeändring och upplösning	Chapter 7 – Changing bylaws and dissolution
§1 Procedur och röstkrav Ändring av dessa stadgar kan endast ske genom att minst 2/3 majoritet av närvarande institutionsrepresentanter på ett rådsmöte. Förslag till stadgeändring ska skickas ut till samtliga forskarstudenter vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten senast fyra veckor före rådsmötet.	§1 Procedure and voting requirements Changing these bylaws can only be made by at least 2/3 majority of present department representatives at a council meeting. Proposals for a change of bylaws shall be sent to all PhD students at the faculty of science and technology no later than four weeks before the council meeting.
§2 Tolkningsrätt Rådsmötet har högsta tolkningsrätt av stadgar.	§2 Interpretation right The council meeting has the highest authority to interpret the bylaws.
§3 Upplösning Upplösning av TNDR kan endast ske genom att minst 2/3 majoritet av närvarande institutionsrepresentanter på ett rådsmöte. Förslag till upplösning ska skickas ut till samtliga forskarstudenter vid teknisk-naturvetenskapliga fakulteten senast åtta veckor före rådsmötet.	§3 Dissolution Dissolution of TNDR can only be done by at least 2/3 majority of present department representatives at a council meeting. Proposals for dissolution shall be sent to all PhD students at the faculty of science and technology no later than eight weeks before the council meeting.
§4 Ekonomi vid upplösning Vid upplösning av TNDR, ska samtliga tillgångar tillfalla teknisk-naturvetenskapliga fakulteten.	§4 Economy at dissolution Upon dissolution of TNDR, all assets will be transferred to the Faculty of Science and Technology.